ERP (Enterprise Resource Planning)

Autores

• Rafael Geronimo
• Jhulian Campos
• Julio Cesar
• Marcus Monteiro

ERP (Enterprise Resource Planning), em uma tradução livre para o português significa Planejamento de recursos empresarial.

O que é ERP?

Imagine uma empresa que tem vários departamentos, como por exemplo, financeiro, contabilidade, vendas, cadastros, marketing e SAC. Todos eles trabalhando com softwares distintos sem integração nenhuma via comunicação eletrônica, seria um caos quando o financeiro precisasse consultar alguma informação que está no sistema do cadastro.

O ERP foi criado para solucionar este problema, pois um sistema ERP irá atender a empresa como um todo, englobando todos os setores presentes na empresa ou em suas filias. Onde o seu principal chamativo é integrar todos esses setores para facilitar a gestão.

O QUE É ERP E QUAL SUA UTILIDADE

Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial. Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Fazer a integração entre eles de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado seria a melhor opção, e é justamente isso que uma solução ERP oferece.

Com um único sistema integrando, ao menos os setores mais importantes da empresa, a comunicação interna se torna mais fácil e menos trabalhosa. Por exemplo, com este sistema o Departamento Financeiro poderá saber rapidamente quanto dinheiro destinar a quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de gestão de RH disponibilizar no sistema.

Com isso percebemos que utilizar uma solução ERP pode ser vantajoso para a empresa, consumindo menos tempo, menos procedimentos burocráticos, enfim. Além disso, com um Sistema ERP a empresa passa a ter menos fornecedor de software, o que diminui custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.

IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS ERP

A implantação de um sistema ERP é realizada pela própria empresa que fornece o sistema, são utilizados três (3) tipos de serviços que podem ser empregados na implantação:

●      Consultoria;

●      Customização;

●      Treinamento;

Consultoria: é o serviço de apoio aos proprietários das empresas, para auxiliar nas tomadas de decisões estratégicas, com impacto sobre os resultados atuais(reais), e futuras organizações.

Customização: a customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema.

Treinamento: refere-se à aquisição de conhecimento, habilidades e competências, como tem de resultado a formação profissional.

Devido à complexidade do processo de implantação de um sistema ERP, as empresas costumam procurar a ajuda de um fornecedor de ERP ou de empresas de consultoria terceirizadas. O primeiro passo é decidir quais módulos serão utilizados; em seguida, adaptar o sistema para atingir o melhor ajuste possível aos processos da empresa, ou desenhar processos eficientes.

A primeira medida de customização é a seleção dos módulos que serão instalados. A característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. Em seguida, para cada módulo, são feitos ajustes nas tabelas de configuração para que o sistema se adeque da melhor forma possível aos novos processos de negócio. Mesmo com a customização, a solução pode não atender a alguns requisitos específicos das empresas.

MÓDULOS DE UM SISTEMA ERP

Sistemas de ERP lidam com os vários departamentos de uma empresa. No entanto, não precisam, necessariamente, cobrir cada uma delas, pelo menos não ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da companhia em relação ao ERP, é possível atender determinadas áreas em um primeiro momento e as demais de maneira progressiva. Para isso, os provedores fazem o fornecimento do sistema em módulos, que são divididos de acordo com suas funcionalidades.

De maneira geral podemos classificá-los como operacionais, táticos e estratégicos.

Módulos operacionais

Os módulos operacionais tratam especificamente das atividades rotineiras do dia a dia. Também chamados de transacionais podem ser subdivididos em horizontais e verticais.

Módulos operacionais horizontais

Os módulos horizontais (ou básicos) são aqueles comuns as empresas industriais:

●      Armazenagem e distribuição;

●      Assistência técnica;

●      Ativo fixo;

●      Compras;

●      Contabilidade;

●      Contratos;

●      Custos;

●      Estoque;

●      Faturamento;

●      Financeiro;

●      Frotas;

●      Jurídico;

●      Livros fiscais;

●      Manutenção;

●      Qualidade;

●      Planejamento e controle da produção;

●      Planejamento e controle orçamentário;

●      Projetos;

●      Recursos humanos;

●      Comércio eletrônico;

Módulos operacionais verticais

Os módulos verticais são aqueles de setores específicos de mercado. Alguns deles são:

●      Auto-peças;

●      Automação comercial;

●      Call center;

●      Comércio exterior;

●      Controle de direitos autorais;

●      Gestão advocatícia;

●      Gestão agrícola;

●      Gestão ambiental;

●      Gestão de acervos;

●      Gestão de concessionária automotiva;

●      Gestão educacional;

●      Gestão hospitalar;

●      Gestão imobiliária;

●      Gestão de transportadora;

●      Oficina;

●      Plano de saúde;

Módulos estratégicos e táticos

Os módulos estratégicos e táticos tem como principais objetivos:

●      A extração, processamento e organização de informações para disponibilização através de relatórios, gráficos ou indicadores;

●      Gestão do relacionamento com os clientes;

●      Gestão da cadeia de suprimentos;

●      Gestão dos objetivos estratégicos;

●      Gestão do conhecimento;

●      Gestão de processos;

●      Gestão de risco;

Nestas duas últimas classes ainda é comum a utilização de ferramentas de terceiros, embora vários ERPs já possuam alguns módulos desenvolvidos. Eles permeiam a organização utilizando-se das funcionalidades e dados gerados pelo ERP ou de fontes externas a ele, como base para proporcionar a análise, planejamento, gestão e tomada de decisão aos executivos de médio e alto escalão. Podemos citar:

●      Business intelligence (BI)

●      Balanced scorecard (BSC)

●      Supply chain management (SCM)

●      Customer relationship management (CRM)

●      Business process management (BPM)

Perceba que nem toda empresa precisa gerenciar frota ou lidar com automação comercial, por exemplo. A vantagem do esquema de módulos está justamente aí. A companhia implementa somente aqueles que lhe são úteis e pode adicionar mais com o tempo, motivada pela expansão dos negócios, pela atuação em um novo segmento do mercado, entre outros.

PRINCIPAIS VANTAGENS E DESVANTAGENS DE UMA SOLUÇÃO ERP

A implementação de um Sistema ERP pode representar um diferencial significativo no cotidiano da empresa. Porém deve-se ter em mente que este tipo de software não resolverá todos os problemas da companhia. Ele pode trazer benefícios por um lado, e por outro, situações indesejadas. Por isso antes de escolher uma solução adequada deve-se conhecer as vantagens e desvantagens da implementação destes sistemas, para que se possa também conhecer os riscos atrelados à sua implementação.

Vantagens

O ERP é capaz de melhorar vários pontos dentro de uma empresa, principalmente na questão de agilidade de executar uma consulta, ou buscar informações de um outro setor afim de trazer uma melhora geral na empresa e no atendimento ao cliente.

Algumas outras vantagens podem ser conferidas abaixo:

• Facilidade de comunicação entre os módulos;
• Agilizar os processos dentro da empresa;
• Evitar erros humanos, como cálculos errados e envio de informações divergentes;
• Apoio a tomada de decisões;
• Evitar informações duplicadas;
• Evita retrabalho;
• Melhora no atendimento ao cliente, devido a facilidade de obter informação;

Desvantagens

A maior desvantagem de um ERP é que ele não um software de prateleira, ou seja, não é simplesmente ir em uma loja de softwares e comprar. Ele exige uma análise e deve ser implementado aos poucos, e com isso novas implementações que podem ser solicitadas geram um custo muito alto para a empresa.

Algumas outras desvantagens podem ser conferidas abaixo:

• Demora na implementação;
• Treinamento de todos os funcionários, afim de qualifica-los para o melhor uso do novo sistema;
• O sistema pode causa algumas mudanças de cultura na empresa;
• Problemas com o fornecedor do Software;
• Alto custo de mudança de processos já implementados pelo desenvolvedor;
• Dependência do sistema, que pode ficar indisponível por algum motivo inesperado;

É claro que é possível amenizar as desvantagens e garantir que as vantagens tomem forma, para isso deve haver dedicação da equipe de TI, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial, acompanhamento constante das etapas de desenvolvimento e implementação, enfim.

ESCOLHENDO UMA SOLUÇÃO ERP

Como já sabemos, um sistema ERP é um investimento sério e que precisa ser feito com cuidado. Só no Brasil há várias empresas especializadas em ERP, com grande aceitação como SAP, TOTVS, Microsoft Dynamics e Oracle.

Para se escolher a melhor solução ERP para uma empresa alguns quesitos devem ser analisados:

Primeiramente deve-se entender exatamente quais as necessidades da empresa quanto ao Sistema ERP, para então definir o que é prioridade. Para entender essas necessidades uma boa ideia é realizar reuniões com gerentes de setores da companhia, com os funcionários que exercem funções mais críticas, enfim.

Logo após deve-se analisar as propostas das empresas especializadas, qual melhor atende as necessidades identificadas e, é claro, verificar qual destas empresar possui maior experiência no fornecimento de software para o ramo em que sua companhia, no caso a empresa do cliente, atua.

É importante saber também quais tecnologias o fornecedor disponibiliza para suas soluções, para assim ter uma noção melhor dos custos com servidores, atualização, treinamento, entre outros. Com isso também é possível analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com diversas plataformas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante.

Também é importante verificar quais as condições de suporte e manutenção oferecidos pelos provedores de Sistemas ERP. Certamente o software precisará de atualizações, seja para correção de erros, melhorias em determinados procedimentos, ajustes de segurança, adaptação para novas necessidades (Implementação de uma nova regra tributária, por exemplo), enfim.

Além disso, um auxílio do fornecedor pode ser necessário em alguns casos, por exemplo, um determinado usuário pode precisar de suporte para ter acesso a uma relação de dados a ser submetida para uma auditoria externa.

O preço também é um aspecto importante. Atenção, pois pode ser um erro escolher a solução mais barata ou optar pela mais cara, pensando que essa suprirá corretamente todas as necessidades. Este quesito deve ser analisado com rigor, pois outros custos podem estar atrelados à compra, como por exemplo, um plano de suporte e manutenção, implementação, infraestrutura, entre outros.

Como dica final, é importante entrar em contato com companhias que utilizam soluções de fornecedores que apresentaram propostas à sua empresa. Assim é possível analisar vários aspectos de desempenho, suporte, manutenção, treinamento e assim por diante. Porém, se o sistema deu certo em determinada empresa não significa que você pode ter certeza que dará certo na sua empresa, mesmo que sejam do mesmo ramo.

CONCLUSÃO

Adquirir um Sistema de Gerenciamento, ERP, é uma decisão séria que deve ser muito bem analisada.

Sua aquisição pode ser muito vantajosa, porém há alguns riscos como foi explicado.

Entretanto uma solução ERP pode tornar o trabalho entre os setores da empresa muito mais rápido e dinâmico e assim ser muito benéfica para a companhia.

REFERÊNCIAS

●      http://www.infowester.com/erp.php

●      http://www.onclick.com.br/

●      http://sistemaerp.net/

●      http://www.inf.unisul.br/~gsig/sistemas-erp/caracter%C3%ADsticas

●      http://rubenscastro.wordpress.com/005-quais-sao-os-modulos-de-um-erp/

●      http://erp-sii.wikispaces.com/An%C3%A1lise+Custo-Benef%C3%ADcio