A Importância da alta administração na elaboração de um plano estratégico de TI

João Vitor Hernandes Zeca

Lucas Rocha Marin

Luiz Antonio de Oliveira Neto

Michael Wesley

Introdução

A necessidade de alguém da alta administração não se trata apenas de poder, mas deixando clara a importância do projeto para a estratégia da organização.

A utilização de TI significa uma mudança, muitas vezes bem profunda, na organização, que deve ser planejada e preparada para que se garanta seu sucesso. A falta de entendimento do processo de intervenção, por parte do expressivo número de seus líderes, tem sido considerada uma de suas principais causas de fracassos. Os pontos relevantes do processo de intervenção nas organizações, denominados variáveis que totalizam Três, precisam ser estudados e tratados para a criação de um ambiente propício para o seu sucesso.

Cenário

História da organização: A propensão à utilização de TI é construída ao longo da história da organização; sendo um reflexo de sua postura perante novos desafios tecnológicos, podendo ainda ser entendida por meio dos estágios de utilização de TI da organização, dos produtos de TI, dos ambientes de TI, entre outras teorias. Para aumentar as chances de sucesso na implementação de TI, a organização precisa ser preparada, devendo-se esperar o momento certo.

Metodologias de planejamento estratégico

Os principais processos metodológicos da formalização de um planejamento estratégico possuem passos fundamentais, tais como: preparar e organizar o planejamento; estabelecer e identificar missão, políticas e objetivos estratégicos; conhecer o negócio da organização, funções empresariais ou organizacionais, meio ambiente, problemas e ferramentas para a execução da estratégia organizacional; capacitar pessoas; planejar a estratégia organizacional; organizar possíveis alternativas de ação e formular planos derivativos; definir metodologias de tempo de utilização, ação e de revisão; relatar normas e padrões para implementar, revisar, avaliar e retroalimentar a estratégia organizacional.

Planejamento estratégico da tecnologia da informação: O planejamento estratégico das organizações privadas e públicas deve ser complementado pelo planejamento de sistemas de informação, conhecimentos e informática. Esse planejamento também pode ser chamado de Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação (Peti). Ambos os planejamentos devem ser integrados e alinhados. Os conceitos de inteligência empresarial ou organizacional estão intimamente relacionados com o planejamento de sistemas de informação, conhecimentos e informática. Esses conceitos devem estar presentes nesse planejamento para que as organizações procurem exercitar a inteligência empresarial ou organizacional.

Estratégia de negócio: A organização precisa saber aonde quer chegar e como o fará, para poder estabelecer suas prioridades e decidir, entre outras coisas, que TIs serão importantes para isso. Por outro lado, a área de TI precisa entender de tecnologia e do negócio da organização para poder sugerir sua aplicabilidade, tanto para a operacionalização como para a estratégia competitiva da organização. Assim como a alta gerência e demais áreas organizacionais precisam ter conhecimento da TI para entender e aproveitar a sua potencialidade.

Importância do projeto: A TI a ser implementada deve ser entendida como importante para a organização, seja na sua operacionalização, seja na sua estratégia competitiva. É muito difícil ter sucesso na implementação de uma TI que a organização não considera e percebe como importante e necessária.

Conflitos: Os conflitos existentes na organização devem ser entendidos e, sempre que possível, eliminados. A TI implementada em um ambiente com muitos conflitos refleti-los-á.

A porcentagem dos maiores erros cometidos pelas empresas sem planejamento:

Recursos: A TI de uma organização pode ser considerada um investimento que requer certa quantidade de recursos, sejam financeiros, humanos, materiais, etc., sendo impossível utilizá-la sem sua disponibilidade adequada. É necessário, porém, que esta seja controlada e sua necessidade comprovada por meio de benefícios organizacionais, tangíveis ou intangíveis.

Atores

Apoio da alta gerência: Um projeto de TI que não tenha o apoio de um executivo da organização com poder suficiente para garantir sua continuidade e os recursos necessários terá grande chance de fracasso. Além do apoio em relação ao poder, a alta gerência deve deixar clara sua convicção da importância do projeto para a estratégia do negócio por meio de suas atitudes, o que inclui o aspecto referente a alinhamento estratégico. 
Patrocinador: Deve haver um executivo que tenha o papel de patrocinador do projeto de TI, que, com sua atitude, demonstre a importância do projeto e da própria TI, garanta sua continuidade com a alta gerência e resolva os possíveis conflitos entre os participantes.

Equipe: As equipes devem trabalhar coesas e em acordo com o objetivo comum, o projeto de TI. Essa união também deve existir entre o patrocinador e as equipes.

Usuários: A cultura e a experiência de utilização de TI dos usuários devem ser compatíveis com o projeto a ser executado, bem como com a própria área de TI e vice-versa.

Capacitação: Os membros envolvidos no projeto de TI devem ter uma capacitação funcional e técnica compatível com as características da TI e com as necessidades da organização ou terem um plano para adquiri-la em tempo adequado.

Planejamento da intervenção

Impactos sociais: Todas as implementações de TI afetam o ambiente social da organização e o modo de trabalhar de seus participantes. Esses impactos devem ser previstos, estudados e trabalhados por meio de esclarecimentos, envolvimento, eliminação de dúvidas e medos, facilitadores de mudança, etc.

Estratégia de intervenção: Com base no conhecimento da organização e dos impactos futuros, devem-se formular as estratégias de intervenção e proceder ao seu planejamento.

Prevenção: Deve-se estudar a organização e os impactos para elaborar as atividades necessárias para prevenir as possíveis barreiras e vencer as inevitáveis.

Esclarecimento e envolvimento: Toda a organização deve saber a importância do projeto e da própria TI, ter conhecimento de suas informações relevantes e ser envolvida no esforço comum. Isso pode ser conseguido por intermédio de treinamento, reuniões, encontros formais ou informais, entre outros.

Disseminação e desmistificação: Todo o planejamento de intervenção feito para a implementação de TI deve considerar a disseminação da cultura de TI, bem como a sua desmistificação, para garantir um bom entendimento e a eliminação de possíveis resistências.

Fatores Críticos de Sucesso de Projetos

Seu sucesso foi medido baseando-se nas seguintes características: 
Aderência ao orçamento: O projeto que não for aderente ao seu orçamento original ou ao orçamento aprovado por todas as partes envolvidas, resultante de uma mudança, muito provavelmente irá invalidar a decisão que levou à sua aprovação, ou seja, não deveria ter sido aprovado e realizado.

Aderência ao cronograma: O projeto que não for desenvolvido de acordo com o seu cronograma muito provavelmente não trará as contribuições esperadas para o aproveitamento de uma oportunidade e para a solução de um problema.

Nível de desempenho atingido: O projeto deve atender ao nível de desempenho esperado e acertado entre as partes envolvidas, uma vez que a decisão que levou à sua aprovação e o orçamento correspondente assim previam.

Validade técnica: O projeto deve ter as soluções e qualidades técnicas nas suas atividades e produtos, aderentes a necessidades de suas especificações.
Validade organizacional: O projeto deve contribuir direta e indiretamente com a organização, além de não comprometer os outros componentes e aspectos do ambiente onde ele é desenvolvido.

Efetividade organizacional: Os resultados e produtos do projeto devem ser efetivamente utilizados pela organização, garantindo a sua contribuição. Os fatores críticos de sucesso são: 

Missão do projeto: Definição e clareza inicial dos objetivos, metas e direções gerais.

Apoio da alta gerência: Disposição da alta gerência em prover os recursos e autoridade/poder necessários para o sucesso do projeto.

Planos e cronogramas do projeto: Uma especificação detalhada das etapas individuais de ação requerida para a implementação do projeto.
Consulta ao cliente: Comunicação, consulta e consideração ativa de todas as partes afetadas pelo projeto.

Pessoal: Recrutamento, seleção e treinamento do pessoal necessário para a equipe do projeto.

Tarefas técnicas: Disponibilidade da tecnologia e especialização requeridas para completar as etapas de ação técnicas. 

Aceitação do cliente: O ato de vender o projeto final para os usuários finais.

Monitoração e feedback: Obtenção e disponibilização em tempo das informações de controle para cada fase no processo de implementação.
Comunicação: Obtenção e disponibilização de uma rede apropriada e dos dados necessários para todos os fatores-chave na implementação do projeto.
Solução de problemas: Habilidade de tratar crises inesperadas e desvios em relação aos planos. Além desses dez fatores críticos de sucesso, os autores incluíram outros quatro, baseados em entrevistas e pesquisas realizadas sobre controle de projetos. Esses quatro fatores são: 
Características do líder de equipe do projeto: Competência administrativa, interpessoal e técnica do líder de projeto e a quantidade de autoridade disponível para desenvolver suas responsabilidades.                     

Poder e aspectos políticos: Grau de atividade política na organização e percepção do projeto, assim como nos próprios interesses dos membros da organização.

Eventos ambientais: Os impactos positivos e negativos dos fatores externos organizacionais ou ambientais nas operações da equipe de projeto. 

Urgência: A percepção da importância do projeto ou da necessidade de implementá-lo o mais rapidamente possível. Cabe enfatizar a importância dos fatores críticos de sucesso para os projetos cooperativos e os seus desafios adicionais.

Conclusão

Com o planejamento da TI integrado ao negócio empresarial temos uma visão da organização como um todo ao contrário da visão convencional do Plano Diretor de Informática, que foca apenas as soluções tecnológicas, com isso se é possível se planejar e ter uma maior gerencia da empresa e assim conseguir alcançar seus objetivos e sem sofrer tantos riscos ou ter surpresas desagradáveis, com uma boa estratégia o ganho será muito grande, pois se alcançará qualidade e eficiência pela organização antecipada, se terá soluções imediatas para problemas comuns no mundo dos negócios.

Referencias

·        http://www.ead.fea.usp.br/Semead/7semead/paginas/artigos%20recebidos/PGT/PGT13-_Integracao_entre_o_planej_estrategico_o.PDF

·        http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/planejamento-estrategico-e-processo-decisorio/64798/

·        http://www.scielo.br/pdf/rae/v41n3/v41n3a05